Text copied to clipboard!
Otsikko
Text copied to clipboard!Asiakirjakoordinaattori
Kuvaus
Text copied to clipboard!
Etsimme asiakirjakoordinaattoria vahvistamaan organisaatiomme hallinnollisia prosesseja ja varmistamaan, että kaikki tärkeät asiakirjat käsitellään täsmällisesti, turvallisesti ja yhdenmukaisesti. Tässä tehtävässä toimit keskeisessä roolissa asiakirjojen vastaanotossa, luokittelussa, tallennuksessa, jakelussa, arkistoinnissa ja versionhallinnassa. Työ sopii henkilölle, joka nauttii järjestelmällisestä työskentelystä, ymmärtää dokumentaation merkityksen liiketoiminnan sujuvuudelle ja pystyy työskentelemään huolellisesti myös kiireellisissä tilanteissa.
Asiakirjakoordinaattorina vastaat siitä, että organisaation dokumentit ovat helposti löydettävissä, ajantasaisia ja asianmukaisesti käsiteltyjä sisäisten käytäntöjen sekä mahdollisten lakisääteisten vaatimusten mukaisesti. Tehtävässä teet tiivistä yhteistyötä eri osastojen, kuten hallinnon, projektinhallinnan, talouden, hankinnan, laadunvarmistuksen ja asiakaspalvelun kanssa. Tuet henkilöstöä dokumenttien oikeassa nimeämisessä, tallentamisessa ja jakelussa sekä autat kehittämään toimintatapoja, jotka parantavat tiedonhallinnan laatua ja tehokkuutta.
Päivittäisiin tehtäviisi voi kuulua saapuvien ja lähtevien asiakirjojen käsittelyä, sähköisten dokumenttijärjestelmien ylläpitoa, metatietojen tarkistamista, hyväksyntäkiertojen koordinointia sekä arkistointikäytäntöjen noudattamisen valvontaa. Lisäksi osallistut dokumenttiprosessien kehittämiseen, laadit ohjeistuksia ja raportoit mahdollisista puutteista tai poikkeamista. Tehtävässä korostuvat tarkkuus, luottamuksellisuus ja kyky hallita useita samanaikaisia tehtäviä ilman, että laatu kärsii.
Menestyäksesi tässä roolissa tarvitset hyviä organisatorisia taitoja, vahvaa kirjallista viestintäosaamista ja kykyä käyttää erilaisia toimisto- ja dokumentinhallintajärjestelmiä. Arvostamme kokemusta asiakirjahallinnasta, arkistoinnista tai hallinnollisista tukitehtävistä, mutta tärkeintä on oma-aloitteinen työote, vastuullisuus ja halu kehittää prosesseja. Tehtävä tarjoaa mahdollisuuden työskennellä tärkeässä tukiroolissa, jossa vaikutat suoraan organisaation tiedonkulkuun, vaatimustenmukaisuuteen ja operatiiviseen tehokkuuteen.
Tarjoamme sinulle monipuolisen ja vastuullisen tehtävän vakaassa työympäristössä, mahdollisuuden kehittää osaamistasi dokumentinhallinnan ja hallinnollisten prosessien parissa sekä yhteistyöhenkisen tiimin tuen. Jos olet tarkka, järjestelmällinen ja motivoitunut varmistamaan, että tieto liikkuu organisaatiossa hallitusti ja luotettavasti, asiakirjakoordinaattorin tehtävä voi olla sinulle erinomainen seuraava askel urallasi.
Vastuut
Text copied to clipboard!- Vastaanottaa, rekisteröidä ja luokitella saapuvat ja lähtevät asiakirjat
- Ylläpitää sähköisiä ja fyysisiä asiakirja-arkistoja organisaation käytäntöjen mukaisesti
- Varmistaa asiakirjojen oikeellisuus, ajantasaisuus ja versionhallinta
- Koordinoi asiakirjojen hyväksyntä-, tarkastus- ja jakeluprosesseja
- Tukee henkilöstöä dokumenttien tallennuksessa, nimeämisessä ja hakemisessa
- Seuraa tietoturva- ja luottamuksellisuusvaatimusten toteutumista asiakirjahallinnassa
- Laatii raportteja asiakirjaprosessien tilasta ja mahdollisista poikkeamista
- Osallistuu dokumentinhallinnan toimintatapojen kehittämiseen
- Huolehtii arkistointiaikojen ja säilytyskäytäntöjen noudattamisesta
- Tekee yhteistyötä eri osastojen kanssa tiedonhallinnan sujuvuuden varmistamiseksi
Vaatimukset
Text copied to clipboard!- Soveltuva koulutus hallinnon, tiedonhallinnan tai liiketoiminnan alalta
- Kokemusta asiakirjahallinnasta, arkistoinnista tai hallinnollisista tehtävistä
- Erinomainen tarkkuus ja kyky käsitellä yksityiskohtia huolellisesti
- Hyvät taidot toimisto-ohjelmistoissa ja dokumentinhallintajärjestelmissä
- Kyky hallita useita tehtäviä samanaikaisesti ja noudattaa määräaikoja
- Hyvä kirjallinen ja suullinen viestintätaito suomeksi
- Ymmärrys tietosuojasta, luottamuksellisuudesta ja asiakirjojen säilytyskäytännöistä
- Oma-aloitteinen, järjestelmällinen ja vastuullinen työskentelyote
Mahdolliset haastattelukysymykset
Text copied to clipboard!- Millainen kokemus sinulla on asiakirjahallinnasta tai arkistoinnista?
- Mitä dokumentinhallintajärjestelmiä olet käyttänyt aiemmissa tehtävissäsi?
- Kuinka varmistat työssäsi asiakirjojen tarkkuuden ja ajantasaisuuden?
- Miten toimit tilanteessa, jossa useita kiireellisiä asiakirjapyyntöjä tulee samanaikaisesti?
- Millainen kokemuksesi on luottamuksellisten tietojen käsittelystä?
- Oletko osallistunut dokumenttiprosessien kehittämiseen tai ohjeistusten laatimiseen?
- Miten varmistat, että asiakirjat löytyvät helposti ja ovat oikein luokiteltuja?
- Miksi olet kiinnostunut asiakirjakoordinaattorin tehtävästä tässä organisaatiossa?
